Gefährdungsbeurteilung erstellen: Pflicht ab dem ersten Mitarbeiter – Schritt für Schritt erklärt

Eine Gefährdungsbeurteilung ist nach § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) für jeden Arbeitgeber Pflicht – und zwar bereits ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Erstellt wird sie in sieben Schritten: Arbeitsbereiche festlegen, Gefährdungen ermitteln, Gefährdungen beurteilen, Maßnahmen festlegen, Maßnahmen umsetzen, Wirksamkeit prüfen und das Ergebnis fortschreiben. In diesem Beitrag erklären wir, was rechtlich gefordert ist, wie Sie systematisch vorgehen – und welche Fehler Sie sich von Anfang an ersparen sollten.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung – und warum ist sie das Fundament des Arbeitsschutzes?

Die Gefährdungsbeurteilung ist die systematische Ermittlung und Bewertung aller Gefährdungen, denen Ihre Beschäftigten bei der Arbeit ausgesetzt sind – mit dem Ziel, daraus konkrete Schutzmaßnahmen abzuleiten. Sie ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern das zentrale Steuerungsinstrument des betrieblichen Arbeitsschutzes: Aus ihr ergeben sich Betriebsanweisungen, Unterweisungsinhalte, Prüffristen für Arbeitsmittel, die Auswahl persönlicher Schutzausrüstung und vieles mehr.

Anders formuliert: Ohne Gefährdungsbeurteilung arbeitet Ihr Arbeitsschutz im Blindflug. Mit ihr wissen Sie, wo die tatsächlichen Risiken in Ihrem Betrieb liegen – und können Zeit und Geld gezielt dort einsetzen, wo es wirkt.

Die Rechtslage: Pflicht ab dem ersten Beschäftigten

Die zentrale Rechtsgrundlage ist § 5 ArbSchG: Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. Diese Pflicht gilt ausnahmslos – für den Handwerksbetrieb mit einem Angestellten genauso wie für den Industriestandort mit tausend Beschäftigten. Eine Untergrenze bei der Mitarbeiterzahl gibt es nicht.

§ 5 Abs. 3 ArbSchG nennt ausdrücklich die Gefährdungsfaktoren, die zu betrachten sind, unter anderem:

• die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes
• physikalische, chemische und biologische Einwirkungen
• Arbeitsmittel, insbesondere Maschinen, Geräte und Anlagen sowie der Umgang damit
• Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufe und Arbeitszeit
• unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten
• psychische Belastungen bei der Arbeit – seit 2013 ausdrücklich im Gesetz verankert und in der Praxis noch immer häufig vernachlässigt

Ergänzend verlangen zahlreiche Fachverordnungen eigene, vertiefte Gefährdungsbeurteilungen, etwa die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) beim Umgang mit Gefahrstoffen, die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für die Verwendung von Arbeitsmitteln oder das Mutterschutzgesetz, das eine Beurteilung jeder Tätigkeit im Hinblick auf werdende und stillende Mütter fordert – unabhängig davon, ob aktuell eine Schwangere im Betrieb arbeitet. Auch die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ verpflichtet Unternehmen gegenüber ihrer Berufsgenossenschaft auf dieselbe Systematik.

Wird die Gefährdungsbeurteilung nicht, unvollständig oder nur „für die Schublade“ erstellt, drohen Bußgelder der Arbeitsschutzbehörde. Kommt es zu einem Unfall, prüfen Berufsgenossenschaft und Staatsanwaltschaft regelmäßig als Erstes, ob eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorlag – fehlt sie, stehen Regressforderungen und im Ernstfall strafrechtliche Verantwortung der Unternehmensleitung im Raum.

Wer darf die Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber – diese Verantwortung ist nicht delegierbar. Die Durchführung darf er jedoch auf fachkundige Personen übertragen. Fachkundig ist, wer die nötigen Kenntnisse über die Arbeitsverfahren, die einschlägigen Vorschriften und die Methodik der Gefährdungsbeurteilung besitzt. In der Praxis übernimmt das typischerweise die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) nach dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), bei medizinischen Fragestellungen unterstützt der Betriebsarzt.

Genau hier setzen wir an: Als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellen wir Gefährdungsbeurteilungen gemeinsam mit Ihren Führungskräften und Beschäftigten – vor Ort, tätigkeitsbezogen und so dokumentiert, dass Sie gegenüber Behörde und Berufsgenossenschaft jederzeit auskunftsfähig sind. Inhaber Stephan Rudolph ist Sicherheitsingenieur und Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) nach ASiG – Sie erhalten also keine Vorlage von der Stange, sondern eine Beurteilung, die Ihren realen Betrieb abbildet.

Schritt für Schritt: So erstellen Sie eine Gefährdungsbeurteilung

Die bewährte Vorgehensweise – wie sie auch die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) und die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) empfehlen – umfasst sieben Schritte:

Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: Welche Arbeitsbereiche gibt es (Produktion, Lager, Werkstatt, Büro, Außendienst)? Welche Tätigkeiten werden dort ausgeübt? Sinnvoll ist meist eine tätigkeitsbezogene Betrachtung – gleichartige Arbeitsplätze können zusammengefasst werden, Sonderfälle wie Instandhaltung, Alleinarbeit oder Fremdfirmeneinsätze brauchen einen eigenen Blick.

Schritt 2: Gefährdungen ermitteln

Jetzt wird systematisch gesammelt: Welche Gefährdungen können bei den jeweiligen Tätigkeiten auftreten? Bewährte Quellen sind Betriebsbegehungen, Gespräche mit den Beschäftigten (niemand kennt die Stolperstellen besser), das Unfall- und Beinaheunfallgeschehen, Herstellerangaben und Sicherheitsdatenblätter sowie die Gefährdungsfaktoren-Kataloge der Unfallversicherungsträger. Wichtig: auch psychische Belastungen (Zeitdruck, Arbeitsintensität, Arbeitszeitlage) gehören auf die Liste.

Schritt 3: Gefährdungen beurteilen

Nicht jede Gefährdung ist gleich kritisch. Bewerten Sie je Gefährdung, wie wahrscheinlich ein Schadenseintritt ist und wie schwer die möglichen Folgen wären – etwa mit einer einfachen Risikomatrix. Das Ergebnis ist eine Priorisierung: Wo besteht dringender Handlungsbedarf, wo reicht das vorhandene Schutzniveau aus?

Schritt 4: Maßnahmen festlegen

Für jede relevante Gefährdung werden konkrete Schutzmaßnahmen bestimmt – nach der gesetzlich vorgegebenen Rangfolge (§ 4 ArbSchG), in der Praxis als STOP-Prinzip bekannt:

• Substitution: Gefahr beseitigen oder durch Ungefährlicheres ersetzen (z. B. lösemittelfreier Reiniger)
• Technische Maßnahmen: Absaugung, Schutzeinrichtungen, Absturzsicherung
• Organisatorische Maßnahmen: Zutrittsregelungen, Wartungspläne, Arbeitszeitgestaltung
• Persönliche Maßnahmen: Schutzbrille, Gehörschutz, Sicherheitsschuhe – immer die letzte Verteidigungslinie, nie die erste Wahl

Zu jeder Maßnahme gehören ein Verantwortlicher und ein Termin – sonst bleibt sie ein frommer Wunsch.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen

Die festgelegten Maßnahmen werden realisiert: Technik wird beschafft oder nachgerüstet, Betriebsanweisungen werden erstellt, Beschäftigte werden unterwiesen. Dieser Schritt ist der eigentliche Sinn der ganzen Übung – die schönste Dokumentation nützt nichts, wenn die Maßnahmen nicht im Betrieb ankommen.

Schritt 6: Wirksamkeit überprüfen

Nach der Umsetzung wird kontrolliert: Wirkt die Maßnahme wie beabsichtigt? Wird die Absaugung tatsächlich genutzt, hat die neue Arbeitsorganisation den Zeitdruck reduziert? Falls nicht, wird nachjustiert. Die Wirksamkeitskontrolle ist ausdrücklicher Bestandteil der Dokumentationspflicht nach § 6 ArbSchG.

Schritt 7: Fortschreiben und aktualisieren

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein lebendes Dokument, kein einmaliges Projekt. Sie muss überprüft und angepasst werden, wenn sich die Verhältnisse ändern – dazu gleich mehr.

Wann muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Das ArbSchG nennt keine starre Frist im Sinne von „alle X Jahre“. Verlangt wird eine Aktualisierung anlassbezogen, insbesondere bei:

• neuen Arbeitsmitteln, Maschinen oder Arbeitsstoffen
• geänderten Arbeitsverfahren oder Arbeitsabläufen
• Um- und Neubauten, geänderten Arbeitsstätten
• Arbeitsunfällen, Beinaheunfällen oder auffälligen Erkrankungshäufungen
• neuen oder geänderten Rechtsvorschriften und technischen Regeln
• Beschäftigung besonders schutzbedürftiger Personen (z. B. Jugendliche, Schwangere)

Unabhängig davon empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung in festen Abständen, damit schleichende Veränderungen nicht durchs Raster fallen. Einzelne Fachverordnungen und Regeln setzen zudem eigene Prüfanlässe – auch deshalb lohnt der fachkundige Blick.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

Aus unseren Begehungen kennen wir die typischen Schwachstellen:

• Kopierte Muster: Die Beurteilung stammt aus dem Internet und beschreibt Gefährdungen, die es im Betrieb gar nicht gibt – während die realen Risiken fehlen.
• Einmal erstellt, nie wieder angefasst: Die Dokumentation ist Jahre alt, neue Maschinen und Verfahren tauchen nirgends auf.
• Psychische Belastungen fehlen komplett – ein Punkt, den Aufsichtsbehörden inzwischen gezielt abfragen.
• Maßnahmen ohne Verantwortliche und Termine: Es wurde viel erkannt, aber nichts umgesetzt.
• Keine Wirksamkeitskontrolle: Schritt 6 wird schlicht übersprungen.
• Beschäftigte nicht einbezogen: Die Beurteilung entsteht am Schreibtisch statt am Arbeitsplatz – und geht an der Realität vorbei.

Extern erstellen lassen: Wann sich Unterstützung lohnt

Kleine und mittlere Unternehmen haben selten eine eigene Sifa – und die Geschäftsführung selten die Zeit, sich in Regelwerke von ArbSchG bis GefStoffV einzuarbeiten. Wir übernehmen die Gefährdungsbeurteilungen durch unser Büro für Sie: von der Begehung über die Bewertung und Maßnahmenplanung bis zur revisionssicheren Dokumentation und der späteren Fortschreibung. Auf Wunsch verzahnen wir sie direkt mit Ihren Betriebsanweisungen und Unterweisungen, sodass ein durchgängiges, prüffestes Arbeitsschutzsystem entsteht. Wir arbeiten bundesweit, mit Schwerpunkt in Nordrhein-Westfalen.

Gefährdungsbeurteilung erstellen: häufige Fragen