Externer oder interner Brandschutzbeauftragter? Der ehrliche Kostenvergleich

Brandschutzbeauftragter intern, extern, Kosten – ob die interne oder die externe Bestellung günstiger ist, entscheidet vor allem der tatsächliche Bedarf an Einsatzzeit: Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die externe Bestellung wirtschaftlicher, weil Ausbildung (mindestens 64 Unterrichtseinheiten nach DGUV Information 205-003), Fortbildungspflicht und Arbeitsausfall komplett entfallen. Erst wenn Brandschutzaufgaben dauerhaft einen erheblichen Teil einer Stelle füllen – etwa in großen Industriebetrieben – kann die interne Lösung rechnen. In diesem Beitrag legen wir beide Kostenstrukturen ehrlich nebeneinander, inklusive der Posten, die in vielen Vergleichen unterschlagen werden.

Wann Ihr Unternehmen überhaupt einen Brandschutzbeauftragten braucht

Bevor über Kosten gesprochen wird, gehört eine ehrliche Antwort an den Anfang: Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht, in jedem Betrieb einen Brandschutzbeauftragten zu bestellen. Die Pflicht kann sich aber aus mehreren Richtungen ergeben – und trifft Unternehmen häufiger, als viele denken:

• Baurecht und behördliche Auflagen: Für bestimmte Sonderbauten schreiben die Bauordnungen und Sonderbauvorschriften der Länder einen Brandschutzbeauftragten vor – etwa für Verkaufsstätten im Geltungsbereich der Verkaufsstättenverordnungen oder nach der Industriebaurichtlinie für Industriebauten mit mehr als 5.000 m² Geschossfläche. Auch die Baugenehmigung oder das Brandschutzkonzept kann die Bestellung ausdrücklich fordern.
• Gefährdungsbeurteilung: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG eine erhöhte Brandgefährdung, sollte nach ASR A2.2 „Maßnahmen gegen Brände“ und DGUV Information 205-003 ein Brandschutzbeauftragter benannt werden, der Sie beratend und unterstützend begleitet.
• Versicherer: Feuerversicherer machen die Bestellung eines Brandschutzbeauftragten in bestimmten Branchen zur Vertragsbedingung oder honorieren sie in der Prämiengestaltung.

Steht fest, dass Ihr Betrieb einen Brandschutzbeauftragten braucht (oder haben will – auch das ist eine kluge unternehmerische Entscheidung), stellt sich die eigentliche Frage: intern ausbilden oder extern bestellen?

Die interne Lösung: Was ein eigener Brandschutzbeauftragter wirklich kostet

Posten 1: Die Ausbildung – mindestens 64 Unterrichtseinheiten

Die Qualifikation ist bundesweit einheitlich geregelt. Die DGUV Information 205-003 – textgleich mit der vfdb-Richtlinie 12-09/01 und der VdS-Richtlinie 3111 – verlangt eine Ausbildung von mindestens 64 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten inklusive Abschlussprüfung. In der Praxis bedeutet das rund acht Seminartage. Zu den Seminargebühren kommen je nach Anbieter Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten hinzu.

Der größte Posten steht allerdings in keiner Rechnung des Bildungsträgers: Ihr Mitarbeiter fällt während der gesamten Ausbildung im Tagesgeschäft aus – bei vollem Gehalt. Diesen Arbeitsausfall vergessen viele Unternehmen im Kostenvergleich.

Posten 2: Die laufende Einsatzzeit

Ein Brandschutzbeauftragter ist keine Zertifikatsdekoration, sondern eine Funktion mit realen Aufgaben: regelmäßige Brandschutzbegehungen, Mitwirkung an der Gefährdungsbeurteilung, Pflege der Brandschutzordnung, Kontrolle von Flucht- und Rettungswegen, Zusammenarbeit mit Behörden und Feuerwehr, Mitwirkung bei Umbauten und Investitionen. Die DGUV Information 205-003 verpflichtet den Unternehmer ausdrücklich, dem Brandschutzbeauftragten die erforderliche Arbeitszeit, Informationen und Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen – und liefert in Anhang 2 ein Bemessungsbeispiel für die Einsatzzeit.

Diese Stunden fehlen im eigentlichen Job des Mitarbeiters. Ehrlich gerechnet müssen Sie den entsprechenden Anteil seiner Personalkosten (inklusive Arbeitgeberanteile) dem Brandschutz zuordnen – Monat für Monat.

Posten 3: Fortbildung, Ausstattung, Fachliteratur

Die Qualifikation muss aktuell gehalten werden: Innerhalb von drei Jahren sind mindestens 16 Unterrichtseinheiten Fortbildung nachzuweisen. Hinzu kommen aktuelles Regelwerk, Fachliteratur, gegebenenfalls Software und Messtechnik sowie die Mitgliedschaft in Fachnetzwerken, wenn der Wissensstand professionell bleiben soll.

Posten 4: Die versteckten Risiken

Drei Faktoren tauchen in kaum einem Kostenvergleich auf, entscheiden aber oft über die tatsächliche Wirtschaftlichkeit:

• Vertretung: Was passiert bei Krankheit, Elternzeit oder Urlaub? Streng genommen braucht die Funktion eine Vertretungsregelung – im Zweifel eine zweite ausgebildete Person.
• Fluktuation: Kündigt der Mitarbeiter, verlässt die komplette Investition mit ihm das Haus. Die Ausbildung ist personengebunden.
• Routine: Ein interner Brandschutzbeauftragter, der die Funktion „nebenbei“ mit wenigen Stunden im Monat ausfüllt, sammelt kaum Praxiserfahrung über den eigenen Betrieb hinaus. Genau diese Erfahrung entscheidet aber darüber, ob Mängel erkannt werden, bevor Behörde, Versicherer oder ein Schadenfall sie finden.

Die externe Lösung: Kostenstruktur und Leistungsumfang

Die DGUV Information 205-003 sieht die externe Bestellung ausdrücklich vor: Stehen keine eigenen Brandschutzbeauftragten zur Verfügung oder kann kein Personal ausgebildet werden, sind externe Brandschutzbeauftragte vertraglich zu beauftragen – mit nachgewiesener Qualifikation, klar geregelten Zuständigkeiten und der Fähigkeit, den Betrieb auch kurzfristig zu beraten.

Die Kostenstruktur ist dabei grundlegend anders:

• Kalkulierbare Vergütung statt verdeckter Personalkosten: Sie zahlen eine vertraglich vereinbarte Pauschale oder vereinbarte Einsatztage – nicht mehr und nicht weniger. Die konkrete Höhe hängt von Betriebsgröße, Brandgefährdung, Standortzahl und Leistungsumfang ab und wird individuell kalkuliert.
• Keine Ausbildungs- und Fortbildungskosten: Qualifikation, Fortbildung, Fachliteratur, Versicherung und Ausstattung sind Sache des Dienstleisters – und in der Vergütung bereits enthalten.
• Kein Arbeitsausfall, keine Vertretungslücke: Ihr Team bleibt im Tagesgeschäft. Fällt eine Person aus, stellt ein professioneller Anbieter die Vertretung.
• Erfahrung aus vielen Betrieben: Externe Brandschutzbeauftragte sehen jede Woche unterschiedliche Gebäude, Nutzungen und Behördenverfahren. Diese Routine fließt direkt in Ihre Begehungen und Dokumente ein.

Ehrlich bleibt der Vergleich nur, wenn auch die Grenzen benannt werden: Ein externer Brandschutzbeauftragter ist nicht täglich vor Ort. Er lebt von einer sauberen Einbindung in Ihre Abläufe – bei Umbauten, Investitionen und Prozessänderungen muss er rechtzeitig informiert werden. Genau das fordert die DGUV Information 205-003 als Bestandteil der vertraglichen Regelung. Ein guter Dienstleister organisiert diese Schnittstellen von sich aus, etwa über feste Begehungsrhythmen und klare Ansprechwege.

Der ehrliche Vergleich: Wann lohnt sich welche Lösung?

Die interne Lösung lohnt sich, wenn:

• Brandschutzaufgaben dauerhaft einen erheblichen Teil einer Vollzeitstelle füllen (typisch: große Industriestandorte, Werksgelände mit mehreren Gebäuden, erhöhte Brandgefährdung mit täglichem Koordinationsbedarf),
• eine fachlich geeignete Person mit langfristiger Bleibeperspektive vorhanden ist,
• und das Unternehmen bereit ist, Einsatzzeit, Fortbildung und Vertretung konsequent zu finanzieren.

Die externe Lösung lohnt sich, wenn:

• der Bedarf bei wenigen Stunden pro Monat oder punktuellen Einsätzen liegt – das ist bei den meisten kleinen und mittleren Unternehmen der Fall,
• keine geeignete Person verfügbar ist oder das Tagesgeschäft keine Freistellung erlaubt,
• die Bestellung kurzfristig erfolgen muss, etwa wegen einer behördlichen Auflage oder Versichererforderung (eine interne Ausbildung dauert Wochen bis Monate),
• oder Kostentransparenz und Planbarkeit Priorität haben.

In der Praxis bewährt sich häufig auch eine Kombination: Ein externer Brandschutzbeauftragter trägt die Fachverantwortung, während intern ausgebildete Brandschutzhelfer und ein fester Ansprechpartner die tägliche Präsenz sicherstellen. So bleibt der Betrieb handlungsfähig, ohne die volle Kostenlast der internen Lösung zu tragen.

Drei Denkfehler, die den Kostenvergleich verzerren

1. „Die Ausbildung zahlen wir einmal, danach ist es kostenlos.“ Falsch – der größte Kostenblock ist die laufende Arbeitszeit, gefolgt von der Fortbildungspflicht alle drei Jahre. Die Seminargebühr ist nur der Eintrittspreis.
2. „Extern ist immer teurer, weil ein Dienstleister verdienen muss.“ Der Dienstleister verteilt seine Qualifikations- und Vorhaltekosten auf viele Kunden. Bei geringem Einsatzzeitbedarf ist das fast immer günstiger, als dieselbe Infrastruktur für einen einzigen Betrieb aufzubauen.
3. „Hauptsache, jemand ist bestellt.“ Eine Bestellung nur auf dem Papier schützt weder Menschen noch das Unternehmen – und im Ereignisfall prüfen Behörden und Versicherer sehr genau, ob der Brandschutzbeauftragte tatsächlich eingebunden war, ob Begehungen stattfanden und dokumentiert wurden. Die Bestellung sollte schriftlich erfolgen; bei bestimmten Sonderbauten ist sie zudem der zuständigen Behörde mitzuteilen.

Unsere Empfehlung aus der Praxis

Als Ingenieurbüro für Brandschutz und Arbeitssicherheit stellen wir Unternehmen über unser Netzwerk zertifizierter Partner qualifizierte externe Brandschutzbeauftragte zur Seite – vertraglich sauber geregelt, mit nachgewiesener Qualifikation nach DGUV Information 205-003 und festen Begehungs- und Berichtsrhythmen. Geführt wird unser Büro von einem Sicherheitsingenieur mit Studienschwerpunkt vorbeugender und abwehrender Brandschutz, der als aktiver Wachabteilungsführer bei der Berufsfeuerwehr täglich erlebt, welche Brandschutzorganisation im Ernstfall trägt – und welche nur auf dem Papier existiert. Diese Einsatzperspektive fließt in jede Beratung ein: Wir empfehlen Ihnen die Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt, nicht die, die am meisten Honorar bringt. Manchmal lautet unsere Antwort deshalb auch: „Bilden Sie intern aus – wir unterstützen beim Aufbau der Organisation.“

Der erste Schritt ist immer derselbe: den tatsächlichen Bedarf ermitteln. Auf dieser Basis erhalten Sie von uns einen transparenten Leistungs- und Kostenrahmen – individuell für Ihren Betrieb, ohne Pauschalversprechen.

Brandschutzbeauftragter intern, extern, Kosten – häufige Fragen